Los controles y registros administrativos son para el taller lo que el tablero de instrumentos es para el automóvil.

Así como inspeccionar la temperatura, la presión de aceite, la carga eléctrica y el nivel de combustible es necesario para el correcto funcionamiento del vehículo, controlar y registrar la información que se genera durante el trabajo del taller es obligatorio para vigilar cómo se desarrolla nuestra empresa.
Contar con buenos controles administrativos es importante para que un taller sea exitoso, pues con ellos el propietario y los trabajadores pueden saber que tan bien o mal están desempeñando sus labores.

Cuando un taller carece de los controles elementales, toma decisiones exclusivamente con base en percepciones que pueden estar equivocadas o a destiempo.  Por ejemplo, si desconozco el número de reparaciones que realizo por mes, y mi taller enfrenta una pérdida pequeña pero constante de clientes, probablemente la detecte hasta que no pueda cubrir los gastos, lo cual será demasiado tarde.  Por el contrario, si cuento con un registro de reparaciones mensual, puedo descubrir una tendencia decreciente en estos servicios y buscar que lo está provocando para corregirlo.

Una premisa básica para el desarrollo de los controles:
“Tanto control como sea necesario.  Tan poco control como sea posible”.

Algunos se vuelven fanáticos del control, y buscan tener todo registrado, aun cuando la información recabada no tenga ninguna utilidad práctica.  Esta situación es desgastante y problemática.  Tan malo es un extremo como el otro.

Los controles no generan riqueza por sí mismos.  Son una herramienta que nos ayuda a tomar decisiones, pero cuestan dinero y recursos, y si éste es más caro que lo que se controla, no tiene ningún caso su existencia.

Un buen consejo para la elaboración de sus Controles y Registros es el siguiente: Es importante saber qué información conviene tener y cuál no es relevante, porque tan perjudicial es la falta de información como el exceso de ella.  Cada vez que necesite desarrollar un Control, analice cada dato, preguntándose si le servirá de algo y para qué lo registrará.

¿Para qué sirven los controles?

Pueden revelar lo que nuestra mente tiende a olvidar o lo que no se percibe a simple vista.

Por nuestra propia naturaleza humana, solemos olvidar las reclamaciones, o disminuirlas en importancia.

¿Que información me conviene controlar?

Una pregunta frecuente que se hace el empresario es acerca de la información que le conviene controlar y la que no.

Para esto, utilice las siguientes preguntas:
¿Vale la pena controlar esta información?
¿Los datos me servirán para tomar decisiones?
¿He necesitado de esta información antes y no la he tenido a la mano?
¿Es muy difícil conseguir la información?
¿Me resulta más caro controlar la información que lo que estoy registrando?

Con estas preguntas, podemos distinguir entre la información importante y la intrascendente.  Si no me retribuye una utilidad práctica, no debe ser controlada, o si es muy difícil de conseguir puede ser un indicio de que no es necesaria para el proceso, pues por lo general la información importante fluye libremente.

En el siguiente número hablaremos más de este tema.

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